Privacyverklaring
(27 augustus 2019)
De provincie Noord-Holland (provincie) is onder andere verantwoordelijk voor de inrichting van landelijk gebied, een bereikbare regio en het regionaal economisch beleid. Op deze beleidsterreinen maakt de provincie beleid. Ze beheert en onderhoudt cultureel erfgoed en monumentenzorg en verleent subsidies en ontheffingen. Door de aard van deze wettelijke en publieke taken verwerkt de provincie persoonsgegevens.
Om uw recht op privacy te waarborgen gaat de provincie uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Uiteraard houdt de provincie zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de provincie van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.
Verwerken van persoonsgegevens
Welke gegevens verwerken wij van u?
Het is mogelijk dat de provincie voor de uitvoering van haar wettelijke en publieke taken, zoals voorgaand omschreven, persoonsgegevens van u verwerkt. Als u een aanvraag indient of melding maakt bij, een dienst of product afneemt van, u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of evenement, contact opneemt met of een bezoek brengt aan de provincie verwerken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres om u goed van dienst te kunnen zijn.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegeven?
Wij verwerken en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening aan u. Uw gegevens worden alleen volgens deze privacyverklaring verwerkt, dus op een behoorlijke en zorgvuldige wijze en alleen voor duidelijk omschreven en noodzakelijke doelen.
Wie heeft er toegang tot uw gegevens?
Enkel medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, hebben toegang tot (een deel van) het systeem waarin uw gegevens zijn opgeslagen. Autorisatie voor toegang tot het systeem gebeurt aan de hand van rollen. Het verlenen van deze autorisaties verloopt via vaste procedures onder verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling die uw gegevens verwerkt.
Samenwerking met derden
Bij de uitvoering van de wettelijke taken kan Provincie Noord-Holland gebruik maken van diensten van derden. Onder derden vallen externe krachten, externe partijen waaraan taken zijn uitbesteed of samenwerkingsverbanden waarbij taken met een andere partij worden opgepakt. Ook maakt Provincie Noord-Holland gebruik van onlinediensten zoals clouddiensten en SaaS-oplossingen. Om uw privacy te beschermen ondertekenen derden een verwerkingsovereenkomst. Met het ondertekenen van deze overeenkomst conformeren zij zich bij de uitvoering van hun taken aan de bepalingen uit de AVG.
De website van de provincie kan links naar websites van derden bevatten. De provincie is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywet- en regelgeving door deze derden. Omgevingsdiensten, die uitvoerende taken voor ons verrichten, zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerkingen van de hen toevertrouwde persoonsgegevens.
De provincie Noord-Holland is actief op diverse social media. We hebben onder meer accounts op Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram en YouTube. Via deze kanalen informeren we inwoners en de organisaties waar we mee samenwerken over de provincie Noord-Holland. Op deze social media-kanalen plaatsen we ook advertenties. Om die advertenties te laten zien aan de juiste doelgroep, maakt de provincie Noord-Holland gebruik van de door het social media-kanaal verzamelde persoonsgegevens. De provincie Noord-Holland maakt geen gebruik van bijzondere persoonsgegevens. Gebruikers van deze kanalen kunnen zelf instellen hoe het kanaal omgaat met hun gegevens en welke advertenties iemand te zien krijgt.
Meer informatie over privacybeleid per kanaal lees je op de websites van Twitter, Facebook, Instagram, YouTube en LinkedIn.
Verwerken van uw gegevens in landen buiten de Europese Unie
De provincie geeft uw gegevens in principe niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacymaatregelen zijn getroffen.
Plichten en verantwoordelijkheden
De provincie gaat zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om en is verplicht uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik.
Hoe zorgen wij dat uw gegevens goed beveiligd zijn?
Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast. Het toezicht op de verwerkingen en de beveiliging ervan ligt bij de Functionaris Gegevensbescherming en de Chief Information Security Officer.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
De provincie bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van haar taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
Melden van (beveiligings-)incidenten, datalekken
Mocht onverwachts blijken dat, ondanks de getroffen voorzorgsmaatregelen, er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we hebben hier een vermoeden van, dan melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, brengen we u hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. De provincie heeft een interne procedure voor het afhandelen van dergelijke incidenten.
Heeft u via onze website toegang tot vertrouwelijke gegevens (zoals persoonsgegevens) die niet voor u bestemd zijn? Of zijn er bijvoorbeeld documenten met persoonsgegevens naar u verzonden die een andere persoon betreffen? Meld dit dan via informatiebeveiliging@noord-holland.nl. Meld ook (vermoedens van) beveiligingslekken. Beschrijf uw vermoeden zo volledig mogelijk. Op die manier kunnen we uw melding zo snel mogelijk verhelpen. U kunt schermafdrukken of andere bewijzen toevoegen.
Uw rechten
Op het moment dat de provincie persoonsgegevens van u verwerkt, wordt u geïnformeerd voor welke doeleinden dit gebeurt. Naast dit recht van informatie heeft u nog andere wettelijke bepaalde rechten. Zo heeft u, onder wettelijke bepaalde voorwaarden, recht op inzage in uw persoonsgegevens, recht op rectificatie, recht op dataportabiliteit, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking en het recht van bezwaar. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U heeft ook het recht om uw toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken.
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via post@noord-holland.nl of een brief sturen op het adres Provincie Noord-Holland, Postbus 3007 (2001 DA) te Haarlem t.a.v. Informatiebeveiliging & Privacy, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek.
Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen om u te identificeren. Voor de manier waarop u ons veilig kunt voorzien van een kopie legitimatiebewijs verwijzen wij u graag naar: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/fraude-voorkomen-met-kopie-id-bewijs
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Hiervan is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Cookies
Om de toegankelijkheid van de website te optimaliseren, gebruikt de provincie cookies. Een cookie is een klein bestand dat tijdelijk lokaal wordt opgeslagen door uw browser. Een aantal van de cookies wordt inactief gemaakt als u uw browser sluit ('sessie-cookies'). Een aantal blijft actief ('persistent cookies'). Zo kunnen bijvoorbeeld bij een volgend bezoek uw voorkeuren toegepast worden.
De website kan gebruik maken van de volgende persistent cookies:
- Cookie voor Google Analytics & Digital Analytics van Siteimprove: wij gebruiken deze statistiekendienst om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken.
- Cookies voor webformulieren: met deze cookies worden gegevens onthouden die u opgeeft, zodat u bijvoorbeeld niet tweemaal hetzelfde hoeft in te typen.
Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen we u welke cookies we mogen plaatsen. U kunt uw cookie-instelling op elk gewenst moment wijzigen via de link rechts onderaan elke pagina.
Meer informatie
Voor meer informatie over privacy en het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens kunt terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is vastgesteld op 16 april 2018 en vervangt alle voorgaande versies. Deze privacyverklaring kan door provincie Noord-Holland te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze gepubliceerd zijn op www.noord-holland.nl. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van wijzigingen op de hoogte bent.
Contact
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is de provincie Noord-Holland. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.
Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:
Provincie Noord-Holland
Functionaris Gegevensbescherming: dhr. P. van Laar
Houtplein 33
2012 DE Haarlem
Postbus 3007
2001 DA Haarlem
Telefoonnummer: (023) 514 31 43
Emailadres: informatiebeveiliging@noord-holland.nl